Fördelar och nackdelar med dokumenthanteringssystemet

Dokumenthanteringssystem är elektroniska system som är utformade för att hantera, lagra, distribuera och arkivera dokument. Dessa system är vanliga i företag och utbildningssystem och fungerar som digitala arkivskåp. Dokumenthanteringssystem är också kända som "innehållshanteringssystem" eftersom de kan lagra ljud, video och andra mediatyper utöver dokument.

Fysiskt utrymme

Dokumenthanteringssystem lagrar ofta information på servrar eller andra kraftfulla datorsystem. Dessa elektroniska lagringsutrymmen tar ofta mindre utrymme än deras fysiska motsvarighet.

Digital arkivering

Dokumenthanteringssystem möjliggör lagring av själva dokumenten och även tidigare versioner. Detta kan hjälpa till att spåra ändringar genom tiden och ger en extra fördel med att kunna återgå till äldre dokument. Men om denna information inte är organiserad och lagrad korrekt kan det finnas för många dokument och versioner tillgängliga, vilket orsakar ett problem med överbelastning av information för användarna.

Centraliserad plats

Dokumenthanteringssystem är en central lagringsplats där många användare kan komma åt det senaste och senaste dokumentet från en central plats. Denna enkla åtkomst till dokument stöder samarbete mellan många användare. Den centrala placeringen av dokument främjar också enkel distribution av dokument till användare. Elektronisk lagring av digitala dokument på en enda plats kan dock utgöra en extra säkerhetsrisk om inte extra säkerhet läggs till för att skydda det elektroniska systemet.

Ytterligare verktyg Verktyg

Elektronisk lagring och hantering av dokument i ett elektroniskt dokumenthanteringssystem möjliggör verktygsverktyg för att tillhandahålla ytterligare funktioner som inte fanns tillgängliga i deras fysiska motsvarighet. Att söka i elektroniska dokument är enklare än att söka i varje dokument för hand. Men många av dessa verktyg kan vara onödiga och kan ha en högre kostnad än värdet för företag.