Procedurer för dokumentkontroll för teknik

Dokumentkontroll är av yttersta vikt i en teknisk miljö. Detta gäller särskilt avdelningar som behöver lagra dokument relaterade till de metoder som är involverade i deras procedurer. Från den avdelning som behöver ha ett förfarande för nyanställningar till tillverkningens slutprocess är det nödvändigt att ha ett sätt att kontrollera skapandet, revisionen, kvaliteten och uppdateringen av dessa dokument.

Varierade former av dokumentkontroll

Beroende på vilken typ av teknik som utförs varierar mängden och stilen för kontrollen avsevärt. Till exempel för programvaruteknik kan det finnas färre mekaniska ritningar men kanske fler processdiagram. Hur som helst måste det finnas en struktur för processen.

Vissa grundläggande förutsättningar måste följas. För det första kommer dokument från en utfärdande avdelning. De används huvudsakligen av den avdelningen, och andra avdelningar kan ha lite input till processen. Men den övergripande kontrollen bör tas av den utfärdande avdelningen.

Därefter ska en uppsättning dokument skapas av ett team av författare. Dokumenten måste granskas och därmed måste ett team av granskare inrättas som har befogenhet att granska och ha kunskap om att göra korrigeringar och slutligen godkänna varje steg.

Standardrutiner

SOP: er (standardoperationsrutiner) finns i alla organisationer för att formalisera procedurerna för alla aspekter av det arbete som utförs. Det är viktigt att fånga rutinerna för alla organisationsområden. Från förfaranden för att anställa ny personal till förfaranden för specifik verksamhet i ett tillverkningsföretag är varje förfarande viktigt.

Naturligtvis bör en avdelning snabbt kunna identifiera en specifik SOP för ett specifikt förfarande. Det måste vara lätt att hitta och det måste lagras säkert och inte kunna redigeras förutom i en formaliserad dokumentkontrollprocess. Alla uppdateringar måste registreras tydligt på lämplig plats och det bör vara tydligt vem som gjorde ändringen, anledningen till det och datum och tid då det gjordes.

Mekaniken för att kontrollera dokument

Ett dokument kommer att skapas från en uppsättning anteckningar som tagits när du intervjuar en SME (ämne sxpert) och läggs i en läsbar form av en teknisk författare. Dokumentet skickas sedan för granskning, där det mäts mot en uppsättning standardriktlinjer för att skapa denna typ av dokument. Under skapandet av ett dokument som detta kommer det att passera genom många olika människor som alla kommer att mata in sin unika synpunkt i processen. Slutligen kommer dokumentet att godkännas och lagras i ett dokumentförvar där alla som behöver tillgång till det kan se det.

När som helst kan det behövas en uppdatering av dokumentet. Om detta är fallet kommer effektiv dokumentkontroll att fånga upp eventuella ändringar, orsakerna till detta (till exempel en firmwareuppdatering) och den person som gjorde ändringarna. Slutligen bör alla dokument vara föremål för kvalitetskontroll. detta kommer att vara ett ytterligare steg som är utformat för att hålla stapeln uppe så att standarden för dokument aldrig faller under en viss föreskriven nivå.