Hur man arkiverar QuickBooks företagsfiler

När en QuickBooks-företagsfil har haft många transaktioner under lång tid ökar utrymmet som tas upp av QuickBooks-programvaran. Detta kan orsaka extrema avmattningar i QuickBooks-processen. Lösningen på detta är att arkivera de tidigare åren med dina företagsfiler. I äldre versioner av QuickBooks kallades denna process "arkivering"; i de nyare versionerna kallas det "rensa företagsdata." Denna process kondenserar föregående års företagsfiler genom att ta bort detaljerna för varje avslutad transaktion och endast lämna summan.

Skapa och spara en säkerhetskopia

Steg 1

Sätt i en flash-enhet eller CD-ROM i datorn.

Steg 2

Klicka på knappen "Arkiv" i det övre menyraden och välj sedan "Spara kopia eller säkerhetskopia." Du kommer att bli tillfrågad var du vill spara den här säkerhetskopian. välj flash-enhet eller CD-ROM.

Klicka i rutan "Namn på fil" och skriv "Arkiverad" före tillägget. Klicka på "OK" och filen säkerhetskopieras till flash-enheten eller CD-ROM-skivan.

Arkivera filen

Steg 1

Klicka på "File" i den övre menyraden och välj alternativet "Utilities". När nästa fönster öppnas klickar du på "Rensa upp företagsdata."

Steg 2

Välj "Ta bort transaktioner från ett specifikt datum." Det datum du väljer är slutdatumet; alla transaktioner före det datumet kommer att kondenseras och detaljerna i dessa transaktioner kommer att tas bort.

Steg 3

Klicka på "Nästa" för att öppna nästa fönster där du väljer ytterligare kriterier för att ta bort transaktioner. Det finns fyra alternativ: ta bort otydliga bank- och kreditkortstransaktioner; ta bort transaktioner som är markerade för att skrivas ut; ta bort fakturor och uppskattningar som är markerade för att skickas; ta bort transaktioner som innehåller obeskrivna eller obetalda kostnader. Klicka på "Nästa".

Steg 4

Välj att ta bort objekt som inte har några transaktioner i nästa fönster som öppnas. Dessa poster inkluderar konton, kunder, leverantörer, andra namn, fakturaposter och "Att göra" -anteckningar.

Klicka på "Börja rengöring." Spara den rensade filen på skrivbordet eller extern hårddisk för att fortsätta arbeta i QuickBooks.