Hur man konverterar ett Excel-ark till etiketter

Excel-kalkylblad gör det möjligt för användare att organisera kontaktinformation för adresslistor i kolumner som innehåller kategorin eller fältnamnet. Användare kan uppdatera information i kalkylarket eller skapa etiketter för utskick eller frakt från Excel-kalkylbladet (även kallat ett kalkylark). Eftersom data på kalkylblad inte kan konverteras direkt till etiketter kan du överväga att använda Microsoft Word-etikettmallar och e-postfusion för att skapa etiketter. Etiketter som skapats i MS Word kan innehålla data från ett Excel-kalkylark och sedan skrivas ut på förklippta ark som är tillgängliga från kontorsvaruaffärer.

Steg 1

Öppna ditt Excel-kalkylblad och bekräfta att den första raden innehåller kolumnrubriker för varje kategori (som förnamn, efternamn, gatuadress etc.). Om inga kategorier listas i rad 1, klicka sedan på den första cellen (A1) och välj "Rad" under "Infoga" i det övre menyraden och skriv ett kategorinamn för varje kolumn.

Steg 2

Sortera dina data, om så önskas, genom att välja diamanten längst upp till vänster i kalkylarket (eller välj "Välj alla" under "Redigera" i den övre menyraden), välj "Sortera" under "Verktyg" i den övre menyraden . Ange att kalkylbladet har en rubrikrad genom att välja det alternativet i dialogrutan. välj sorteringskriterier med hjälp av rullgardinsmenyerna och klicka på "OK" -knappen.

Steg 3

Spara den senaste versionen av kalkylbladet genom att välja "Spara" under "Arkiv" i den övre menyraden.

Steg 4

Öppna ett nytt tomt dokument i Microsoft Word och välj "Etiketter" under "Verktyg i den övre menyraden. Obs! I Microsoft Word 2007 finns denna funktion under fliken" Utskick ".

Steg 5

Klicka på knappen "Alternativ" i avsnittet "Etikett" och välj ditt etikettformat enligt etikettillverkaren och produktnumret. Obs! Dialogrutan visar en sammanfattning av etikettbeskrivningen för den markerade etiketten (t.ex. typ av etikett, etikettstorlek och sidstorlek) så att du kan välja en etikettkonfiguration om så önskas.

Steg 6

Klicka på "OK" för att återgå till huvudetikettinställningsfönstret. Välj alternativet "Enkel etikett" under avsnittet "Antal etiketter" för att ange att varje post kommer att placeras på en etikett (istället för alla etiketter med samma information).

Steg 7

Klicka på "Data Merge" -knappen och kontrollera att ett "Data Merge Manager" -verktygsfält visas med ett nytt dokument.

Steg 8

Välj "Öppna datakälla" i verktygsfältet Data Merge Manager, under "Datakälla."

Steg 9

Välj Excel-kalkylbladet som uppdaterades i steg 3 och klicka på knappen "Öppna".

Steg 10

Välj kalkylbladets flik från rullgardinsmenyn under avsnittet "Öppna dokument i arbetsbok" och klicka på "OK" -knappen för att öppna guiden "Redigera etiketter".

Steg 11

Klicka på knappen "Infoga sammanslagningsfält" och välj önskad kategori från kalkylbladet (identifierades i steg 1). Om så önskas, tryck på "Mellanslag" för att infoga ett mellanslag mellan kategorier (t.ex. mellan förnamn och efternamn) och skriv ytterligare standardinformation (t.ex. ett kommatecken mellan stad och stat, eller "Enter" -tangenten för en radbrytning ). Upprepa detta steg för att infoga varje kategori som ett fält och tryck sedan på "OK" -knappen för att stänga guiden Redigera etikett.

Steg 12

Välj knappen "Slå ihop till nytt dokument" under avsnittet "Slå samman" i Data Merge Manager-verktygslådan för att skapa ett nytt dokument som innehåller Excel-kalkylbladets information som etiketter.

Steg 13

Spara det nya dokumentet som innehåller sidor med etiketter genom att välja "Spara som" under "Arkiv" i den övre menyraden och skriv önskat dokumentnamn i fältet innan du klickar på "Spara" -knappen.

Sätt in etikettarken i pappersfacket, om så önskas, och välj utskriftsfunktionen för att skriva ut etiketter (utskriftsfunktionen nås genom att välja "Skriv ut" under "Arkiv" i det övre menyraden).