Hur man gör en åtkomstdatabas för kyrkans medlemskap

Om du har ansvaret för att hålla medlemsrullarna för den kyrka du går i, vill du se till att dessa medlemsrullar är korrekta och uppdaterade. Att skapa en Access-databas som innehåller kyrkans aktuella medlemsregister är ett av de bästa sätten att automatisera denna tidskrävande process. När du väl har angett informationen är det lika enkelt att behålla dessa medlemsregister som att leta upp varje medlem och göra lämpliga ändringar av deras adress, telefonnummer eller medlemsstatus.

Steg 1

Skapa en lista med fält du vill inkludera i din databas. En typisk lista över kyrkans medlemmar kan innehålla förnamn, efternamn, gatuadress, stad, stat, postnummer, året då medlemmen gick med i kyrkan och ett unikt medlems-ID. Försök att undvika att inkludera information som kan missbrukas, till exempel personnummer. I stället för att ange varje medlems personnummer, tilldela varje medlem ett unikt medlems-ID innan du utformar databasen.

Steg 2

Bestäm vilket fält du vill använda för din primära nyckel. Primärnyckeln är ett fält som ingår i varje post och som är unikt för varje post. Det medlems-ID som du skapar kan fungera som den primära nyckeln.

Steg 3

Samla all information om medlemskapet i din kyrka. Du måste ange denna information när databastabellerna och datainmatningsformulärerna är kompletta.

Steg 4

Öppna Microsoft Access och öppna en ny databas. Gå till tabellsektionen och skapa en ny tabell. Ange namnen på de fält som du har identifierat i föregående steg. Det är bäst att använda korta titlar med ett ord för varje fält.

Gå till avsnittet "formulär" i databasen och öppna formulärguiden. Du kan använda formulärguiden för att skapa ett datainmatningsformulär baserat på den tabell du just skapat. Fälten i datainmatningsformuläret följer fälten i den underliggande tabellen, och när du anger medlemsuppgifterna i formuläret sparas de i tabellen.