Hur man gör ett konfidentiellt faxomslag

Du skulle inte vara den första affärspersonalen som funderade över hur man bäst hanterar en konfidentiell faxöverföring. Märk det som "konfidentiellt" och du kan oavsiktligt bjuda in nyfikenhet och ett intrång i någons integritet. Hoppa över det och konsekvenserna kan bli ännu värre. Ta upp båda frågorna genom att på ett framträdande sätt märka ditt fax som "konfidentiellt" på faxomslaget. Sätt sedan in några tänder i varningsskyddet genom att skriva ett konfidentiellt sidfotmeddelande längst ner på arket.

Skapa ett nytt dokument i ditt ordbehandlingsprogram med 1-tums marginaler. Infoga din företagslogotyp, om tillämpligt, högst upp på sidan.

Centrera ordet ”Konfidentiellt” i fetstil högst upp på sidan. Stora bokstäver för att betona. Under och centrerat placerar du orden “Fax”, “Faxomslag” eller “Faxöverföring” för snabb igenkänning.

Skriv "Datum:" "Tid:" och "Antal sidor, inklusive försättsblad:" på vänster sida av omslaget. Mellanslag två gånger och skriv "Adressat:" "Faxnummer:" och "Telefonnummer:" på separata rader. Utrymme två gånger igen och skriv: “Avsändare:” “Faxnummer:” och “Telefonnummer:” på separata rader. Att inkludera fax och telefonnummer är ett smart sätt att täcka dina baser, särskilt om faxet går vilse, förläggs eller aldrig kommer. Om ett nummer är felaktigt eller två nummer transponeras kan du korrigera felet vid framtida faxöverföringar.

Anpassa ditt faxomslag med ett avsnitt som passar dina affärsbehov. Om du till exempel regelbundet skickar fax till samma person eller avdelning kan du skapa en ruta med rubriken "Ruttinformation" eller "Nästa steg." Eller håll dina alternativ öppna genom att skapa ett avsnitt "Kommentarer" så att du kan skriva en anteckning eller instruktioner, till exempel "Ring mig omedelbart för att verifiera mottagandet av detta fax."

Skriv ett sidfotmeddelande längst ner på faxomslaget. I likhet med en konfidentiell varning som du ser på vissa e-postmeddelanden, bör detta meddelande förmedla att faxet: är konfidentiellt; är endast avsedd för adressaten; och innehåller information vars ”avslöjande, kopiering, användning eller distribution” är förbjudet. Det bör också begära att avsändaren meddelas om ett felaktigt kvitto - en annan god anledning att ange ett telefonnummer högst upp på ett faxomslag.