Hur man använder Excel för granskning

Excel har många användbara funktioner för revisorer. Möjligheten att lägga in data i ett kalkylark och utföra olika tester och analyser gör Excel till ett kraftfullt granskningsverktyg. Det är enkelt att använda och lättillgängligt för de flesta revisorer. Excel kan utföra många typer av analytiska tester inklusive: Benfords lag, horisontell och vertikal analys, förhållandeanalys, regressionsanalys, statistik, stratifiering och åldrande. Det kan också utföra många typer av dataanalyser, inklusive: lägga till och slå ihop, korsa tabeller och pivottabeller, upptäcka dubbletter och luckor, extrahera och filtrera, gå med och relatera, prova, sortera, sammanfatta och delsumma (referensnummer 1).

Steg 1

Hämta först data från enheten som granskas. Detta kan innebära att du bara har tillgång till redovisningssystemet eller det kan innebära nedladdning av data för testning. Varje revision innefattar körning av tester på redovisningstransaktioner. Även om Excel är begränsat till 65 536 rader, kan datauppsättningar ofta sammanfattas till en "kalkylstorlek", vilket gör att Excel kan användas för analysändamål (referens nr 1). Ett bra exempel på detta är förhållandeanalys av finansiella rapporter.

Steg 2

Skapa statistiska prover från data. Sampling gör att du kan testa grupper av data som är representativa för datapopulationen. Du kan till exempel välja ett urval av betalda fakturor för att testa som representerar hela populationen av de betalda fakturorna. Om det finns problem med urvalet är detta en indikation på problem med hela befolkningen och du kan utöka testningen efter behov.

Steg 3

Exportera ditt prov till ett Excel-kalkylark. I Excel kan du köra en mängd olika tester på ditt prov och ställa in mallar som ska användas vid andra liknande granskningar. När du har konfigurerat dina mallar är det enkelt att använda samma mallar igen med ny data, du behöver inte uppfinna hjulet varje gång.

Steg 4

Kör testerna på dina exempeldata. Det finns två typer av granskningsprogram, de som är analytiska till sin natur och de som är inriktade på att tillämpa analys på de faktiska detaljerade uppgifterna. Analytiska tester är utvärderingar av sambandet mellan olika komponenter i finansiell och icke-finansiell data för att bedöma om kontosaldon verkar rimliga, till exempel förhållandeanalys. Transaktionstestning är ett exempel på detaljerad dataanalys. Resultaten av analytisk och detaljerad testning kan registreras i Excel-kalkylbladet med de data som det gäller.

Forma slutsatser från din testning och analys och referera till dina Excel-kalkylblad som dokumentation. Där problem eller upptäckter identifieras hänvisas uppgifterna i Excel-kalkylbladet till kopior av detaljerna som dokumenterar problemen eller fynden. Excel-kalkylblad kan användas som blyark för att organisera dina arbetsdokument med stödjande detaljer som är uppradade bakom varje kalkylark.