Hur man använder kalkylblad

Program som Microsoft Excel, Apple Numbers och OpenOffice Calc tillåter användare att skapa målmedvetna, anpassningsbara kalkylark. Kalkylark är datorfiler som ser ut som ett pappersark med den extra funktionaliteten i ett datorprogram. Kalkylarkprogram innehåller funktioner som inbyggda räknare som hanterar komplexa beräkningar automatiskt, samt färgglada diagram och diagram skapade med ett klick på en knapp. Att lära sig att få ut mesta möjliga av ett kalkylprogram kan innebära en mindre arbetsbelastning.

Steg 1

Skapa ett diagram. Kalkylarkprogram har verktyg som skapar ett diagram från befintlig kalkylbladsdata. Markera data i Microsoft Excel och tryck på "F11" -tangenten för ett direktdiagram. I OpenOffice Calc väljer du data, klickar på "Infoga" och väljer "Diagram".

Steg 2

Sortera data. Kalkylark gör det enkelt att sortera en datatabell efter flera kriterier. För att sortera i Excel, välj data i kalkylarket, gå till menyn "Data" eller fliken i menyfliksområdet och klicka på "Sortera". I OpenOffice Calc finns alternativet "Sortera" också i "Data" -menyn.

Steg 3

Ställ in en e-postlista för etiketter eller sammanslagningar. Ange rubriker i den första cellen i varje kolumn, till exempel "Förnamn", "Efternamn" och "Gatuadress." Ange informationen för varje mottagare i cellerna under rubrikerna.

Steg 4

Använd formler. Kalkylprogram erbjuder många formler från grundläggande tillägg till beräkning av avskrivningar. Välj cellen där lösningen ska anges. Klicka på knappen "Infoga funktion" i Microsoft Excel eller OpenOffice Calc. Välj en funktion från listan med alternativ eller skriv in en kort beskrivning av önskad formel.

Använd mallar. Det finns kalkylarkmallar tillgängliga för nästan vilken användning som helst, från budgetar till rapporter till scheman. De flesta kalkylprogram har gratis nedladdningsbara mallar på sina webbplatser. Dessa mallar inkluderar inbyggda formler, formatering och andra funktioner.