Saker att säga i din röstbrevlåda

Uppringare kan lämna meddelanden i din röstbrevlåda av olika skäl. Några av meddelandena kan vara vänliga påminnelser om viktig affärsinformation och kontakter. De saker du säger i ditt röstmeddelande, oavsett om det är en personlig röstbrevlåda eller företags röstmeddelande, kommer att spela en viktig roll för vilken typ av information du får tillbaka från uppringare. Det finns grundläggande information som du alltid bör ta med i din röstbrevlåda.

Utgående meddelande

Det första du bör göra när du lämnar ett utgående meddelande är att identifiera ditt namn, din organisation och ditt telefonnummer. Det andra du bör göra är att ta reda på tillgängligheten. Du kanske till exempel vill säga att du inte är tillgänglig och ge tid och dag du kommer tillbaka. Slutligen specificera vilken typ av information du vill ha tillbaka i röstmeddelandet, såsom namn, företag, nummer och eventuellt ett meddelande. En typisk utgående röstbrevlåda kan låta så här: ”Jag heter Bob Smith med Sampson, Inc. på 555-555-5555. Jag kommer inte att vara tillgänglig förrän klockan 4 idag, men lämna ditt namn, företag och nummer så återkommer jag snabbt. Tack." Kom ihåg att vara kortfattad och ge tydliga, kortfattade instruktioner till den som ringer.

Undvik problem

Uppringare kan ibland ringa fel nummer. Genom att inte ange ditt namn, din organisation och ditt telefonnummer i ditt utgående meddelande kan du ofta ta emot meddelanden som inte är avsedda för dig. Genom att ange denna information ser du till att den som ringer vet att de har nått rätt person eller slagit rätt nummer. Du kanske eller kanske inte vill uppmuntra din uppringare att lämna ett meddelande. Om du inte uppmuntrar dem att lämna ett meddelande blir det svårt för dig att bedöma telefonsamtalets betydelse. Om du får många röstmeddelanden är dessa meddelanden viktiga för att avgöra vilka telefonsamtal som ska returneras omedelbart och hur man förbereder sig för återanropet. Om du uppmuntrar meddelanden bör du be att den som ringer ska vara kort eller att sammanfatta meddelandet. Röstmeddelanden med långa meddelandeförklaringar kan bli besvärliga eller inte kan behövas, vilket slösar bort din tid.

Lägg till e-post, sociala medier

Eftersom så mycket information delas via sociala medier bör du förmodligen överväga att lägga till kontaktinformation online i ditt utgående meddelande. Utmaningen med att lämna kontakter på sociala medier får uppringaren att förstå var den ska lämna den. Det kan kräva att du stavar ditt namn och inte antar att den som ringer vet. Om du vill att en uppringare ska lämna ett meddelande på din e-postadress, kanske du vill säga "Du kan lämna en e-postadress till mig på Bob Smith på Sampson dot com", eller "Du kan lämna ett meddelande på bobsmith på sampson dot com. ” Använd din bästa bedömning men att stava ut ditt namn och ditt företags namn ger den som ringer den bästa möjligheten att få informationen korrekt. Det är inte en bra idé att nämna URL-adresser, till exempel till Facebook eller Twitter eftersom de kan vara förvirrande. Om du tycker att det är de bästa platserna att lämna meddelanden till dig, säg i ditt utgående meddelande: "Du kan också lämna ett meddelande till mig på min Facebook-sida."