Vad är ett faxomslag?

Trots tekniska framsteg inom elektronisk kommunikation är faxmaskiner fortfarande en viktig metod för att sprida dokument från och med 2015. Faxomslag har en viktig roll för att varna mottagarna om vem som ska få faxet och vad som finns i det.

Avsändare och mottagare

En av de primära funktionerna för ett faxomslag är att identifiera avsändaren och mottagaren av dokumentet. Även om försättsblad är valfria kan brist på grundläggande kontaktinformation leda till förlorade överföringar. Om den avsedda mottagaren inte tar upp faxet hjälper varningen "Mottagare" på försättsbladet att dokumentet når rätt person. Dessutom kan en faxmottagare som känner igen namnet på avsändaren adressera dokumentet snabbare. Många företag har mallbaserade faxomslag där deras namn och logotyper redan är tryckta på sidan.

Dokumentinformation

Ett typiskt faxomslag har också en sektion av anledningen till att faxet skickas, eller kommentarer till dokumentbilagan. Det här avsnittet är användbart när en avsändare har oro över om någon kommer att ta överföringen på allvar. Om ett företag till exempel lämnar in ett oönskat budförslag kan det på försättsbladet anges fördelarna för mottagaren av att läsa igenom materialet. Detaljer om dokumenten kan också påminna mottagaren om att det faxade materialet följer upp en tidigare diskussion eller överenskommelse.

Datum och sidnummer

Sändningsdatumet och antalet sända sidor är också vanliga inslag på omslaget. Båda är viktiga för bokföring och noggrannhet. Ett datum på ett fax gör att avsändaren kan styrka att han har uppfyllt en viss tidsfrist. Antalet sidor i faxet är mycket viktigt för att skydda mot ofullständiga överföringar. På ett försättsblad kan det stå "5 sidor inklusive försättsblad." Detta varnar mottagaren om att överföringen ska innehålla fem sidor totalt. Om någon saknas kan mottagaren varna avsändaren om det ofullständiga dokumentet.

ytterligare detaljer

Ett faxomslag används också för att förmedla sekretess och säkerhetsinformation med vissa dokument. Statliga myndigheter, finansinstitut och juridiska kontor är bland de organisationer som kan ha sekretess- eller sekretesspolicyer på ett försättsblad. Detta uttalande varnar mottagaren för den känsliga karaktären hos inneslutningen och hjälper till att säkerställa ansvarsskyldighet när det gäller att skydda konfidentiella dokument. Fax kan också lagligt binda mottagaren till avtalsmässiga eller reglerande krav. Vissa företag använder faxöverföringar för att skicka memoliknande dokument och inkluderar bara försättsbladet med en sammanfattning eller ett kort meddelande på den ena sidan.