Faxetikett

För många företag är att skicka och ta emot fax dagligen. Faxning är så vanligt att det är lätt att glida in i en informell kommunikation. Att följa några enkla steg hjälper dig att hålla dina fax professionella. Att öva på korrekt faxetikett säkerställer att ditt företag behåller det professionella rykte du har arbetat så hårt för att bygga upp.

Skicka fax

Kom alltid ihåg att faxdokument är en affärsprocess. Tänk på dessa grundläggande riktlinjer:

Inkludera alltid en försättsblad, utan onödig information eller konstverk. Ta med ditt namn och din kontaktinformation på omslaget, antalet sidor (inklusive faxomslaget), den avsedda mottagaren och all annan relevant information. Kom ihåg att faxmottagaren kanske inte är den enda som ser dokumentet, så se till att hålla faxomslaget professionellt.
Efter att ha sänt ditt fax, ring ett uppföljningssamtal till mottagaren. Detta kräver ingen djupgående diskussion om vad faxet innehöll. Du bekräftar helt enkelt att faxet mottogs. Det är lämpligt i detta samtal att låta personen veta att de är fria att ringa dig med eventuella uppföljningsfrågor till det faxade materialet när det passar dem.
Använd diskretion när du faxar känslig eller konfidentiell information. Om du skickar information av personlig karaktär, ring vidare för att meddela personen att du skickar faxet i förväg. Ett sätt att undvika denna typ av problem är att använda en faxtjänst online. Dessa tjänster skickas faxade direkt till en persondator.
Var försiktig med att skicka oönskat material. Alla som arbetar på ett kontor vet hur irriterande dessa annonser för billigare sjukförsäkring och de rabatterade resorna till Hawaii kan vara. Om du skickar oönskade fax till dina kunder, gör det bara vid det sällsynta tillfället när det är motiverat. Om du får en begäran från en mottagare som ber om att inte ta emot sådana fax ska du respektera deras önskemål och ta bort dem från din lista.

Ta emot fax

Som med att skicka fax finns det också etikettregler kring mottagning av fax:

Respektera sekretessen för mottagna konfidentiella fax. Dela inte personlig information med dina kollegor som endast var avsedda för din visning.
Lämna inte känsliga fax liggande där andra potentiellt kan se dem. Behandla fax som med andra konfidentiella pappersarbete.
Om du får ett fax av misstag, meddela avsändaren genom att ringa dem. Vanligtvis uppmanas du att förstöra alla fax som tas emot av misstag.