Hur man adresserar en formell e-post

Var försiktig när du adresserar ett formellt e-postmeddelande. Medan du deltar i ett telefonsamtal kan du välja i det ögonblick vad du vill säga nästa - och hur du ska svara på en korrespondent - e-postmeddelanden skickas omedelbart till den andra personen i fullständig form. Formella e-postmeddelanden kräver tydlighet, precision och exceptionell syntax. Att konstruera korrekta elektroniska postmeddelanden ger en professionell bild och ser till att din kommunikation är förstklassig.

Steg 1

Börja e-postmeddelandet med en formell hälsning. Hälsa enskilda korrespondenter som "Mr." eller "Ms." - men dubbelkolla korrespondentens kön om de har ett tvetydigt namn. Avstå från att kalla en kvinna "fröken" eller "fru", eftersom dessa attribut har mer specifika konnotationer - ingen av dem kan hänvisa till din korrespondent. Börja ett e-postmeddelande med "Kära Terry", till exempel om du är osäker på korrespondentens kön. Tala till exempel en samling människor med "Kära teamledare".

Steg 2

Upprätta en kontakt med korrespondenten direkt. Starta e-postmeddelandet genom att förklara vem du är - om det behövs - och hur du känner till korrespondenten. Fortsätt genom att ta reda på varför du kommunicerar med personen och varför din korrespondens är viktig. Håll alla formella e-postmeddelanden spetsiga och kortfattade. Fortsätt alltid med ämnet och visa felfri grammatik och syntax.

Steg 3

Avsluta e-postmeddelandet med "Med vänliga hälsningar", "Med vänliga hälsningar" eller en annan hälsningsaktör innan du skriver ditt namn. Inkludera din kontaktinformation under ditt namn - postadress, direkt telefonnummer, faxnummer, e-postadress och webbadress.

Dubbelkolla stavningen av alla namn och grammatik innan du skickar e-postmeddelandet. Skapa en kort och kraftfull titel för ämnesraden - se till att den är direkt relaterad till innehållet i e-postmeddelandet. "Dublin Park Project Update" är till exempel en stark och enkel titel som låter korrespondenten veta att innehållet relaterar till ny information om ett specifikt företag.