Hur man skapar en journal med Microsoft Excel

En journal är ett kalkylblad som spårar transaktioner i kronologisk ordning när de inträffar. Journalen innehåller följande information: datum, konto och beloppet för debitering eller kredit på det kontot. Valfri journalinformation inkluderar referensnummer (till exempel faktura eller kontrollnummer) och anteckningar för att beskriva transaktionen. En allmän journal skulle användas för alla transaktioner. Särskilda tidskrifter för specifika typer av transaktioner kan innefatta en leverantörsdagbok, kunddagbok och / eller en kontantdagbok. Informationen i dessa specialtidskrifter skulle också införas i den allmänna tidskriften.

Öppna en ny Excel-fil. Välj "Arkiv" på menyn. Välj "Spara som" i listrutan. I popup-fönstret skriver du in filnamnet och klickar på "Spara". Här fick filen namnet "Kalkylblad för leverantörsreskontra."

Ändra kalkylbladets layout genom att välja "File" i menyn. Välj "Utskriftsformat" i listrutan. I popup-fönstret, på fliken "Sida", "Orientering", välj alternativknappen "Liggande". Välj OK.

Lägg till rutnät i kalkylbladet genom att välja "Arkiv" i menyn. Välj "Utskriftsformat" i listrutan. I popup-fönstret markerar du kryssrutan "Rutlinjer" på fliken "Ark", "Skriv ut". Välj OK.

För att skriva ut kolumnrubrikerna på alla sidor i den tryckta dagboken, välj “Arkiv” i menyn. Välj "Utskriftsformat" i listrutan. I popup-fönstret, på fliken "Ark", "Skriv ut titlar", skriv in "$ 1: $ 1" i fältet "Rader att upprepa överst". Välj OK.

Formatera kolumnbredd genom att vänsterklicka på kolumnrubriken och sedan välja “Format” från menyn. Välj "Kolumn" i listrutan. Välj "Bredd" i listrutan. För kolumn A, ange "10" för bredden. För kolumnerna B till D anger du "20" för bredden. För kolumn F anger du "30" för bredden. För kolumn G, ange "15" för bredden.

I den första raden märker du kolumnerna enligt följande: A-Date, B-Account, C-Debit, D-Credit, E-Memo, F-Reference. Välj den första raden genom att vänsterklicka på radledaren (1). Bold kolumnetiketterna genom att hålla ner "Ctrl" och "B" tangenterna samtidigt.

Formatera kolumnen "Datum" genom att högerklicka på kolumnrubriken (A). Välj "Formatera celler" i listrutan. I popup-fönstret väljer du "Datum" i listan "Kategori:". Välj önskat datumformat i listan "Typ". Här valdes typen ”* 3/14/2001”. Välj OK.

Vänsterjustera kolumnen "Konto" genom att vänster klicka på kolumnrubriken (C). Välj "Format" från menyn. Välj "Celler" i listrutan. I popup-fönstret väljer du "Vänster (indrag)" i fältet "Horisontell:" på fliken "Justering", "Textjustering". Välj OK.

Formatera kolumnerna "Debit" och "Credit" genom att högerklicka på kolumnrubrikerna (D och E). Välj "Formatera celler" i listrutan. I popup-fönstret väljer du ”Bokföring” i listan ”Kategori:”. Välj OK.

Ange följande formel i cell B2: "== IF (C2> 0, G2, REPT (" ", 5) & G2)." Kopiera den här formeln genom kalkylbladet.

Längst ner i det sista arket i tidskriften anger du följande information: I kolumn A anger du etiketten ”Delsummor”; i kolumn D, ange formeln "= SUM (D2: D36)," där D36 är den sista posten i kolumnen "Debitering"; i kolumn E, ange formeln "= SUM (E2: E36)," där E36 är den sista posten i kolumnen "Kredit"; i kolumn F, ange etiketten ”Total”; i kolumn G, ange formeln "= D37-E37", där D37 är den sista cellen i kolumnen "Debitering" och E37 är den sista cellen i kolumnen "Kredit".

För att ställa in utskriftsområdet, välj “File” i menyn. Välj "Utskriftsformat" i listrutan. I popup-fönstret, på fliken "Ark", i avsnittet "Utskriftsområde" skriver du "A: F." Välj OK.

När kredit- och debiteringstransaktioner inträffar anger du data i lämpliga kolumner på nästa tillgängliga rad. Ange inte data i kolumn B; kopiera ner formeln från cellen ovan. Detta justerar kontoinformationen ordentligt, indragar krediter och lämnar debiteringar vänsterjusterade.