Hur man fyller i ett omslagsfaxark

Jämfört med fax är e-post en bekvämare metod för att få information från en punkt till en annan. Men du bör inte avveckla faxmaskinen som ett viktigt kontorsverktyg ännu. Visst, det finns enstaka fastnat maskin, upptagen signal och saknad sida, men faxmaskiner är värda att använda och har fördelar: större dokument kan skickas, vissa människor ser dem som en mer professionell form av affärskommunikation, och signerade signaturer på fax är legitima. .

Skriv namnet på mottagaren och avsändaren av faxet i avsnittet Till och Från på faxomslaget.

Skriv dina telefon- och faxnummer i lämpligt fax- och telefonnummer. fält. Detta är till hjälp om mottagaren måste ringa eller faxa tillbaka.

Sätt in det totala antalet sidor som ingår i faxet, inklusive försättsbladet i Totalt nr. av sidor eller nr. på omslaget. Detta berättar för mottagaren hur många sidor de kan förvänta sig att få i faxet.

Skriv ett till tre ord som beskriver faxets syfte i RE-avsnittet på försättsbladet. Inkludera ett referensnummer om tillämpligt.

Fyll i lämplig ruta eller cirkulera lämplig ordbeskrivning som anger hur brådskande faxet är eller ditt svar från mottagaren.

De flesta fax inkluderar svarsbeskrivare, såsom: För granskning (ingen åtgärd krävs), kommentera (svar krävs), brådskande (hantera omedelbart), konfidentiellt (endast för vissa ögon) eller svara (svar krävs).

Skriv eventuella ytterligare anteckningar eller instruktioner som du vill att mottagaren ska läsa eller vara medveten om i det tomma nedersta avsnittet (Kommentarer) på faxomslaget.

Sätt in datumet då du skickar faxet högst upp på arket efter att ha granskat faxet och se till att alla relevanta avsnitt på försättsbladet är fullständiga.