Hur man formaterar för ett fax

Inget faxformat passar alla situationer. Att följa några allmänna riktlinjer hjälper dock faxmottagaren att hitta information snabbt på faxet. Dessa riktlinjer säkerställer också att mottagaren inte får några problem när faxet kommer igenom och att du kommer att undvika problem när du skickar det.

Håll ditt fax under 10 till 12 sidor. Många små kontor faxmaskiner kan inte hantera för många sidor samtidigt. Stora fax kopplar också upp telefonlinjer som delas med faxmaskiner. Dela upp ditt fax i flera omgångar om du måste skicka mer än 10 till 12 sidor. Be mottagaren att förvänta sig mer än ett fax från dig.

Justera sidmarginaler eller teckenstorlek så att du får färre sidor. Kom dock ihåg att mindre teckensnittsstorlekar kanske inte är så lätta att läsa och att små marginaler kan se oprofessionella ut, som i ett CV. Använd minst ett 11-punkts teckensnitt.

Skriv fax i affärsbrevsformat när det är möjligt. Marginalerna bör vara en tum på vänster och höger sida och en och en halv tum på toppen och botten, om möjligt. Blankera ditt brev med dubbelt avstånd mellan styckena. Inkludera en datelinje högst upp och adressblock för avsändare och mottagare före hälsningen. Avsändarens adressblock går först.

Inkludera en försättsblad med ditt fax. Omslaget behöver inte följa ett visst layoutformat, men det bör innehålla både avsändarens och mottagarens kontaktinformation, hur många sidor faxet innehåller och en ämnesrad som anger vad faxet handlar om. Lägg också till några rader för personliga kommentarer angående faxet. Kontaktinformationen kan innehålla individers och företags namn, avdelningsnamn, adresser, e-postadresser och telefonnummer. Omfattningsbrevet bör vara lättläst så att mottagaren snabbt kan hitta information om det.

Undvik att skicka fax med grafik, om möjligt. De tar för mycket tid att skicka och ta emot, och de slösar mycket bläck. Dessutom dyker de vanligtvis inte upp för bra på fax på grund av utskrifter av dålig kvalitet.