Hur man använder klasser i QuickBooks för ideella organisationer

Klassfunktionen är en av de minst använda av alla QuickBooks-funktioner. Klassfunktionen används på ett antal olika sätt för att hålla reda på transaktioner, inköp eller försäljning genom att tilldela en annan identifierande beteckning till transaktionen. Vissa företag använder klasser för att identifiera platsen för transaktionen om den har mer än en plats. Andra använder klasser för att identifiera det affärsområde där transaktionen sker. Exempelvis kanske ett restaurang / cateringföretag vill tilldela klasser för att ange inkomster som genereras av restaurangen och av catering separat så att en resultaträkning kan genereras för varje del av sin verksamhet.

Använd klassfunktionen för att spåra program

Steg 1

Skapa en ny klass för varje program som genererar donationer till ideella organisationer. Klicka på knappen "Listor" i den övre menyraden. Detta öppnar klasslistan. Klicka på knappen "Klass" nere till vänster och sedan på knappen "Ny". Många ideella institutioner har flera program som både genererar intäkter (donationer) och har kostnader. Kyrkor kommer till exempel att ha evangeliserings-, ungdoms- och missionsprogram. Genom att skapa en klass för vart och ett av dessa kan du hålla reda på alla donationer eller presenterade gåvor till varje program och hålla reda på utgifter relaterade till varje program.

Steg 2

Ange varje transaktion till den specifika klass som den är relaterad till. För donationer skulle klassen skrivas in i donationsformuläret i den fjärde kolumnen från vänster. För kostnader skulle klassen skrivas in under fliken Utgifter och i den sista kolumnen på skärmen Skriv kontroller. Till exempel donerar en kyrkemedlem 300 dollar till kyrkans uppdrag. Ungdomsprogrammet köper en läroplan för Vacation Bible School för $ 300. Beteckningen på $ 300 för uppdrag registreras på donationsformuläret. De avsedda medlen kan inte användas för ett annat program än det som de utsågs till. Genom att använda dessa beteckningar kommer dessa transaktioner att hållas åtskilda enligt lag för ideella företag.

Skapa underklassobjekt för flera program under en klass. Till exempel kan det större uppdragsprogrammet ha flera missionärer som stöds. Under huvudklassen Missions skapar du en underklass för varje enskild missionär. Detta görs på samma sätt som du skapade klassen till att börja med. När du lägger till en ny klass i fönstret Klasslista markerar du en liten ruta för att ange om det här är en underklass. Detta kommer att möjliggöra en inblick i totalen som ges till uppdrag, med förmågan att hålla varje missionärs donationer åtskilda.

Använd klassfunktionen för att spåra platser

Steg 1

Skapa en klass för varje separat plats i en större organisation, till exempel en organisation som driver flera platser för sparsamhetsbutiker, soppkök och barnomsorg för de fattiga. För skatterapporteringsändamål är det nödvändigt att hålla noggrant koll på varje plats. För en organisation med fyra butiker, kan klasserna separeras med en ordbeteckning som skiljer dem från de andra (till exempel North, West, Uptown och Downtown).

Steg 2

Tilldela alla utgifter till rätt plats. Hyra, lön och verktyg är exempel på alla utgifter varje plats kan ha. Om varje plats är av samma typ av plats (som t.ex. en butik), skulle kostnaderna vara tillräckligt lika för att ha en QuickBooks-företagsfil och helt enkelt använda klassfunktionen för att särskilja dem.

Tilldela alla donationer eller intäkter till rätt plats. När det gäller en kyrka är donationerna som kommer in inte i utbyte mot en vara eller tjänst, vilket skulle vara fallet i en butik. Även om det är en ideell organisation, kan en sparsamhetsbutik överväga de pengar som ges för begagnade varor som intäkter. Denna information kan ge organisationen möjlighet att fatta ett lämpligt beslut om utgifterna börjar överstiga intäkterna eller donationerna.