Hur man använder Excel som en databas

Samma tabellformat som Excel använder för att lagra nummer och formler kan också användas för att bygga en sökbar databas som innehåller information för ditt företag eller personligt bruk. Excel-kalkylbladskolumner kan fungera som fälten i en databas som beskriver egenskaperna eller attributen för den information du vill lagra. Varje kalkylrad representerar en post eller en fullständig beskrivning av ett objekt i databasen. När du har skapat din databas kan du lägga till ytterligare objekt eller bläddra igenom dina poster med Excels formulärverktyg.

Befolk din databas

Steg 1

Öppna ett nytt, tomt kalkylblad som du kan använda som databas.

Steg 2

Skriv ett unikt namn för varje fält i databasen i separata kolumner. Varje kalkylbladskolumn innehåller lite information om varje objekt du kommer att lagra. Om du till exempel vill skapa en databas med din musik med titeln, artistnamnet, genren och utgivningsåret för varje CD du äger skriver du "Titel" i cell A1, "Artist" i B1, "Genre" i C1 och "År" i D1. Sammantaget representerar fälten en databastabell.

Skriv in data för varje artikel i din databas. Om du till exempel har en Boston Pops-CD från 2001 som heter "Best of Broadway", skriv "Best of Broadway" i rad i kolumnen "Titlar", "Boston Pops" i samma rad under "Artist", "Broadway" under "Genre" och sedan "2001" i kolumnen "Year". Varje rad du lägger till i ditt kalkylblad representerar en ny databaspost.

Lägg till nya poster med hjälp av formulärverktyget

Steg 1

Klicka på "Hem" -knappen, "Alternativ" och sedan "Snabbåtkomstverktygsfält."

Steg 2

Välj "Alla kommandon" i listrutan "Välj kommandon från".

Steg 3

Klicka på "Form", "Add" och sedan "OK" för att lägga till Form-knappen i snabbåtkomstverktygsfältet.

Steg 4

Klicka på en ockuperad cell i din databas och sedan på "Form" -knappen. Excel genererar automatiskt ett formulär som innehåller dina databasfält och dess första post.

Lägg till ett nytt objekt i din databas med formuläret. Klicka på "Ny", skriv in data för varje fält i den nya posten och klicka sedan på "Stäng".