Hur man använder Microsoft Access för fakturering

Håll koll på dina affärstransaktioner med en Microsoft Access-databas. Med hjälp av tabeller och rapporter kan du logga timmar, löner och kundinformation och visa dem med en faktura. Istället för att skapa en anpassad faktura manuellt varje gång du behöver fakturera en klient kan Access automatiskt generera fakturor som du kan visa, skriva ut eller mejla. Rapporten du skapar innehåller alla fakturor så att du inte behöver söka efter dokument när du behöver granska tidigare fakturor.

Steg 1

Skapa en "Kund" -tabell som innehåller all din kund- eller klientinformation genom att klicka på knappen "Tabelldesign" på fliken "Skapa" i menyfliksområdet högst upp på sidan. Med "Tabelldesign" kan du skapa en tabell från en tom mall. Inkludera fält för din kunds namn, kontaktinformation och unika ID-nummer.

Steg 2

Skapa en "Fakturatabell" som innehåller information om varje affärstransaktion. Lägg till fält för plats, kostnad och andra nödvändiga detaljer. För att tilldela en kund till varje transaktion, lägg till ett "Kundnamn" -fält, välj "Sökguide" som datatyp och länk till "Kund" -tabellen.

Steg 3

Välj kundens namnfält i "Sökningsguiden" för att visa namnen i fältet "Kundnamn" i "Faktura" -tabellen. Detta steg skapar en relation mellan tabellen "Kund" och "Faktura" och minskar dataredundans. Istället för att skriva in kundens kontaktinformation för varje affärstransaktion lagrar du informationen bara en gång i tabellen "Kund".

Steg 4

Skapa en "Fakturarapport" genom att välja knappen "Rapportguide" på fliken "Skapa" på menyfliksområdet. Välj alla dina fält i tabellen "Faktura" och kundkontaktinformation från "Kunder" -tabellen som ska visas i rapporten. Välj "Ändra rapportens design" på den sista skärmen i "Rapportguiden" för att ändra rapportens layout.

Steg 5

Lägg till sidhuvud och sidfot och inkludera företagets kontaktinformation, logotyp och fakturavillkor. Öka storleken på rapportens detaljavsnitt så att endast en transaktion per sida visas. Lägg till delsummor och totalsummor genom att placera beräknade kontroller i din rapport och ange ett uttryck som "= [BillableHours] * [Lön]."

Spara din rapport och namnge den med en beskrivande titel. Byt till vyn "Print Preview" för att granska innehållet och layouten i din rapport.