Checklista för bedömning av informationsteknik

En informationsteknikbedömning är ett komplext dokument som drar samman alla komponenter i ett IT-nätverk för att avgöra vad en organisation har, hur den används och hur den kan förbättras för framtiden. Detta inkluderar programvara och hårdvara, datalagring och säkerhet samt feedback från användare om vad som fungerar och vad som inte fungerar bra. Bedömningen behandlar också underhåll av nuvarande system och planer för framtida uppgraderingar. Även om ett team med olika IT-specialiteter vanligtvis gör bedömningen, kan alla som har en gedigen förståelse för det aktuella nätverket som helhet generera checklistan.

Programvara och hårdvarulager

Den första delen av en IT-bedömning dokumenterar all programvara och maskinvara som ägs av organisationen, inklusive varje dator, server, router, switch och Wi-Fi-åtkomstpunkt. Dokumentera alla operativsystem, inklusive dess versionsnummer, programvara på servrarna och all viktig skrivbordsprogramvara som Microsoft Office. Bekräfta att antalet mjukvarulicenser matchar den programvara som används. Det är vanligtvis inte nödvändigt att dokumentera gratis programvara som webbläsare. Ett litet företag kan dokumentera denna information manuellt i ett kalkylark. För organisationer med mer än 20 datorer automatiserar processen tillgångshanteringsprogramvara. Organisationens nuvarande IT-partner, som Microsoft, Novell och IBM, erbjuder vanligtvis tillgångshanteringsprogramvara.

Datalagring och katastrofåterställning

Datalagring är en central del av alla IT-nätverk. En bedömning bör innehålla mängden data som hanteras, var den lagras och hur den säkerhetskopieras. Säkerhetsåtgärder och nuvarande katastrofåterställningsplaner bör också vara en del av bedömningen. Ett vanligt scenario för att skydda verksamhetskritiska data lagrar data på två identiska eller redundanta servrar. Om en server kraschar kan den andra användas omedelbart. Alla viktiga data ska säkerhetskopieras minst en gång i veckan, med dagliga stegvisa säkerhetskopior för att endast säkerhetskopiera de filer som har modifierats under det föregående dygnet. Säkerhetskopieringsfiler ska lagras på en säker plats utanför anläggningen om det skulle uppstå brand. Vissa organisationer lagrar kopior av data i en annan stad i händelse av en storstadsomfattande katastrof.

Användaråtkomst och säkerhet

De som använder IT bör ingå i en IT-bedömning. Prata med avdelningschefer och be en representativ grupp av anställda och kunder om deras åsikt om det nuvarande systemet. Fråga dem hur de brukar komma åt nätverket, vad de gillar, vad de inte gillar och vilka förbättringar de vill se. Att hålla inkräktare utanför nätverket måste också utvärderas. Dokumentera säkerhetsprogramvaran och hårdvaran som används för att stoppa inkräktare och för att övervaka intrångsförsök. Inkludera de förfaranden som finns - eller borde vara - för att hantera ett sådant hot.

Underhåll och uppgraderingar

Nuvarande underhållsscheman, samt planerade systemuppgraderingar och tillägg till IT-nätverket måste inkluderas i IT-utvärderingen. Detta är främst en budgetbedömning. Till exempel kan stödja olika versioner av operativsystem och olika märken av datorer vara dyra jämfört med att stödja standardiserade stationära datorer och bärbara datorer med samma operativsystem. I vissa fall kan kostnaden för att köpa nya system återvinnas genom minskat underhåll. Om organisationen planerar att anställa nya anställda måste den veta vilken effekt det kommer att ha på den nuvarande infrastrukturen. Att anställa nya medarbetare ökar inte bara antalet datorer som stöds utan kräver ofta en utökad infrastruktur, till exempel fler switchar och servrar.