Hur man arkiverar PDF-filer

Eftersom elektroniska registerformat ändras så snabbt och filformat endast kan öppnas av vissa program har det varit en ovilja att förlita sig på egna program för att arkivera elektroniska dokument. Även om PDF-formatet uppfanns av Adobe, är specifikationerna för läsning och redigering av ett PDF-dokument tillgängligt för utvecklare från tredje part och användare behöver inte förlita sig på Adobe för att öppna dokumenten. Av denna anledning har arkivister börjat förlita sig på PDF / A-filformatet för arkivering av elektroniska poster.

Steg 1

Förstå skillnaden mellan en vanlig PDF och PDF / A. Enligt International Organization for Standardization är PDF / A ett filformat baserat på PDF, som "ger en mekanism för att representera elektroniska dokument på ett sätt som bevarar deras visuella utseende över tid, oberoende av de verktyg och system som används för att skapa, lagra eller rendering av filerna. " En PDF / A-fil är en permanent PDF som är formaterad så att den kan hämtas i samma form under lång tid.

Steg 2

Öppna PDF-dokumentet som du vill arkivera i Adobe Acrobat 8.0 eller senare eller i en tredje parts källredigerare. Se resurs 1 för en fullständig lista över PDF-skapande programvara.

Steg 3

Granska vilka delar som finns i PDF-filen. För att en PDF ska vara kompatibel med PDF / A-formatet måste den innehålla 100 procent, vilket innebär att inga externa element krävs för att dokumentet ska kunna visas. Typsnitt, bilder, grafik och färg måste bäddas in i dokumentet. I Adobe Distiller klickar du på Inställningar högst upp i menyraden och väljer Redigera PDF-inställningar. Här har du möjlighet att bädda in teckensnittsbilder och färg. Video- och ljudelement kan inte inkluderas i PDF / A.

Steg 4

Mata in metadata i dokumentet så att det kan sökas. PDF-metadata innehåller nyckelord, den använda versionen av PDF och namnet på programmet som skapade PDF-dokumentet. För att mata in metadata i Adobe Acrobat, klicka på Avancerat på i det översta verktygsfältet. Klicka på Dokumentmetadata i rullgardinsmenyn.

Spara dokumentet i ett arkiv. Ett arkiv kan vara en säker extern server, hårddisk eller en guld-DVD. Media som du väljer att lagra din arkiv-PDF beror på vad som är säkrast på ditt kontor eller hushåll.