Hur man skriver ett fax

Medan e-post och andra former av digital kommunikation har överskuggat faxet vad gäller popularitet, skickar fortfarande många företag och privatpersoner fax. Fax är särskilt användbara när man skickar ett signerat dokument, när en digital fil av ett pappersdokument inte är tillgänglig och när avsändare eller mottagare inte har tillgång till en dator eller handdator. När du har skapat en faxmall kan du använda den om och om igen.

Skapa ett standard 8-1 / 2-by-11-tums ordbehandlingsdokument med ett horisontellt textblock överst, två korta kolumner under och en stor textruta under kolumnerna.

Inkludera ditt telefonnummer, faxnummer och postadress i det horisontella textblocket högst upp i dokumentet. Lägg till din företagslogotyp, om tillämpligt, i det horisontella blockets vänstra hörn.

Lägg till mottagarens namn, företagsnamn om tillämpligt, faxnummer och telefonnummer i den vänstra kolumnen under ditt horisontella block. Skriv också "Re:" och inkludera ett ämne för ditt fax (till exempel "Dagens beställningar" eller "Juli försäljningssiffror").

Skriv in ditt namn, företagsnamn om tillämpligt, faxnummer och telefonnummer i den högra kolumnen. Inkludera antalet sidor, inklusive försättsbladet du skickar. Skriv in det datum då du skickar faxet. Om du skickar faxet till ytterligare personer, lägg till "CC:" och skriv ner namnet / mottagarna och företagsnamnen, om tillämpligt.

Inkludera eventuellt ytterligare meddelande till mottagaren i rutan längst ner på sidan.

Korrekturläsa ditt dokument för stavfel, felstavningar och grammatiska fel, eftersom sådana misstag kan få dig att se oprofessionellt ut.

Objekt du behöver

• Dator med ordbehandlingsprogram och skrivare

• Penna

• Papper

Tips

Du kan skriva ut ditt försättsblad och skriva in din text, eller så kan du skriva din information i ditt ordbehandlingsdokument. Det senare är att föredra, eftersom handskrift ibland inte överförs lika tydligt som tryckt text.