Förbättra e-postproduktivitet genom att använda en "Letter Signature" i Mail App för Mac OS X
Allting som ökar produktiviteten och minskar tidsbesparad emailing är en stor seger i min bok. Följaktligen har signaturen "Skickad från min iPhone" kopplad till ett e-postmeddelande blivit associerat i allas sinnen med korthet, eftersom det naturligtvis inte förväntar sig ett långvarigt email-svar skickat medan du är på språng från en smartphone, eller hur? Resultatet är att korta svar från smartphones och iPhones inte anses vara oförskämda eller alltför korta och du kan använda den förväntningen på ett kortfattat och kortfattat meddelande till din fördel när du skickar e-postmeddelanden från Mail-appen till OS X. Det här är ett bra sätt att Förbättra din produktivitet i e-post när du skriver och svarar från skrivbordet, och även om vissa kallar det för en märkesfärdighetssignatur, så kallar jag det "kortfattat signatur".
Visst, vissa människor gillar inte det och vill hellre ta bort signaturen "Skickad från min iPhone" från deras iPhones och iPads, men om du kämpar med trötthet i e-post och svarar på svåra och svåra e-postmeddelanden, rekommenderar jag inte bara att du lämnar Den finns på plats i iOS, men utökar den till skrivbordet, och det är vad vi ska täcka. Vi kommer att fokusera på att lägga till den här signaturen till standardprogrammet Mail som levereras med Mac OS X. Om du är en vanlig läsare kanske du har märkt att vi har rekommenderat det här innan i en grupp Gmail-tips, om du föredrar att använd webmail kontrollera det istället.
Ställa in bråksignaturen i OS X Mail App
Ja, om det inte var klart, tillämpar vi iPhone-signaturen i Mac OS X Mail-appen:
- Öppna Mail app och dra ner Mail-menyn för att välja "Preferences"
- Välj fliken "Signaturer" och välj ditt primära e-postkonto från vänster sida
- Klicka på [+] plus-ikonen för att lägga till en ny signatur, namnge den "iPhone" eller något liknande, och på höger sida typ (utan citat) "Skickat från min iPhone"
- För typsnittets konsistens, använd Helvetica 12 som signaturfonet, du kan markera rutan bredvid "Alltid matcha mitt standardmeddelande typsnitt" om det är valt
- Markera rutan för "Placera signatur ovanför citerad text" eftersom det är vad iPhone gör
- Dra ner undermenyn "Välj signatur" och välj "iPhone" för att göra det till standard för mail som skickas från det kontot
- Stäng av Preferences
Välj inte "Alla signaturer" när du skapar signaturen från menyn till vänster eftersom det inte alltid kommer att vara tillgängligt. Var noga med att välja det mailkonto du använder, eller vill använda, korthetssignaturen med.
I det här exemplet har signaturen applicerats på ett Outlook.com-konto som har konfigurerats för användning i Mail app.
En anteckning: Signaturplatsen kan variera något på en iPhone beroende på hur meddelandet är citerat, men i allmänhet tillämpas det alltid direkt under ditt meddelande, och inte hela meddelandet.
Använd signaturen "Skickad från min iPhone" i Mail
Signaturen har redan ställts in som standard, men låt oss bekräfta hur du använder den, eller hur du tillfälligt inaktiverar den:
- Skriv ett nytt mailmeddelande, eller svara på ett mail
- Titta under ämnesraden på höger sida för "Signatur"
- Välj "iPhone" för att inkludera signaturen "Skickad från min iPhone" på den här e-postmeddelandet
- Välj "None" för att INTE inkludera signaturen på den här e-posten
- Skriv ett kort meddelande och skicka som vanligt
I det här exemplet är den självutnämnda Brevity Signature kopplad till ett längd email svar, tillsammans med ett extremt kort svar. Vår korthetssignatur gör att det känns bra!
Återigen är avsikten här att känna sig bekvämare med korta, direkta och korta svar på inkommande e-postmeddelanden, vilket förbättrar produktiviteten i e-post och frigör tid för att göra annat viktigare arbete (om du inte får betalt för att maila hela dagen, förstås) .
Har du några tips om e-postproduktivitet för att hantera inflytandet av meddelanden vi alla får regelbundet? Låt oss veta i kommentarerna!
