Fördelar och nackdelar med fax via e-post

Innan e-postmeddelandet blev populärt presenterade faxöverföringar det enda sättet att snabbt skicka skriftlig kommunikation. De kunde tillhandahålla papper och utskrifter på några korta minuter över hundratals eller tusentals mil. Eftersom e-post har använts i stor utsträckning har vissa företag helt övergett faxmaskiner. Ändå har fax vissa fördelar jämfört med e-postkommunikation.

Pappersproblem

Eftersom faxöverföringar använder papper och e-post gör det inte problem med papperet. Liksom skrivare kan faxmaskiner få pappersstopp. Till skillnad från skrivare kan pappersstopp uppstå i en av två maskiner som behövs för att slutföra en faxöverföring. Originaldokumentet kan fastna i den sändande faxmaskinen, vilket eventuellt kan göra dokumentet oanvändbart om papperet är tillräckligt svårt. I den mottagande änden kan papperet som skrivs ut fastna i faxmaskinen och störa hela processen. Den mottagande maskinen kan också ta slut på papperet, och användaren i den änden kanske inte inser att papperet är borta under en tid. Denna fördröjning kan leda till att tidskänslig kommunikation inte besvaras i timmar eller till och med dagar.

Enstegsprocess

En av de största styrkorna med faxöverföringar uppstår när en person har att göra med ett undertecknat dokument eller ett dokument som bara finns i papperskopia. Om personen vill skicka dokumentet i ett e-postmeddelande måste han avbilda dokumentet med en skanner eller multifunktionsskrivare. Användaren måste sedan redigera den skannade bilden innan han väljer en plats på datorns hårddisk för att spara det skannade dokumentet. När personen skickar e-postmeddelandet måste skanningsfilen bifogas e-postmeddelandet. Däremot placerar en person som använder en fax bara dokumentet i maskinen och trycker på några tangenter för att skicka det till den mottagande parten.

Redigering

Dokument som skickas via e-post kan redigeras av en användare, medan dokument som skickas via fax inte kan. I situationer där de två parterna samarbetar i ett projekt hjälper förmågan att redigera dokumentet att underlätta det samarbetet, vilket gör det möjligt för båda användare att göra ändringar snabbt. Om de två parterna har ett kontroversiellt förhållande kan en faxöverföring vara mer attraktiv. Dokumentets karaktär gör det svårare att ändra dokumentet för att ärekränka eller manipulera den andra parten.

Kombination

Många datorer och skrivare idag kan skicka både fax och e-post. Detta innebär att digitala filer kan skickas från en dator till en faxmaskin, där de levereras som ett pappersdokument. Dessa datorer och skrivare kan också ta emot faxöverföringar från faxapparater, vilket ger fördelarna med både fax och e-post.